Es el conjunto de comunicaciones y documentos que se utilizan en las labores de los servicios del estado y sus organismos auxiliares.
El oficio
Constituye la comunicación más importante tanto por su gran utilización como por las materias que trata. Su objetivo es impartir normas o dar informaciones de importancia.
Existen tres tipos de oficio:
- Ordinario
- Reservado
- Secreto
El oficio mas utilizado en la administración publica es el ordinario.
Su estructura
- Membrete: Indica del ministerio, repartición, servicio, departamento, entre otros.
- Clasificación y numero de orden
- Antecedentes
- Materias: corresponde a una síntesis del contenido
- Lugar y fecha de emisión
- Preposición DE: indica la autoridad que emite el documento
- Preposición A: Indica la autoridad a quien de dirige
- Contenido: esta estructurado en párrafos enumerados que corresponde a cada idea redactada
- Frase de saludo o despedida: Saluda a ud.
- Inclusos o adjuntos
- Pie de firma
- Iniciales de responsabilidad
- Distribuidor: indica la destinación del original y de cada una de las copias.
La circular
ES un documento oficial de usos frecuente en la administración publica. Su redacción es similar al oficio. Se diferencia del oficio por cuanto es dirigido a varios destinatarios. Se redacta comúnmente en párrafos cortos, claros y precisos.
Su estructura
- Membrete
- Titulo y numero de orden
- Lugar y fecha de emisión
- Rubro alusivo a la materia
- Texto , se describe
- Frase de saludo en párrafos enumerados
- Nombre, cargo y firma de la autoridad emisora
- iniciales de responsabilidad
- destinatarios.
Memorándum
ES una comunicación de uso frecuente. tiene una circulación interna. Lo emite un jefe de sección o departamento. Se utiliza para pedir o enviar documentos, o bien, solicitar o entregar información.
Su estructura
-Membrete: Indica el nombre de la institución
- Palabra memorándum numero de orden
- Fecha solo de números
- Preposición DE: indica el cargo del remitente
- Preposición A: Señala el cargo del destinatario
- Materia
- Texto debe ser breve , claro , preciso
- Comúnmente: media firma
- Nombre y cargo
- Iniciales de responsabilidad
- Inclusos
-Distribución
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